为什么代理公司每个月都问我要“单据”?单据是什么?要怎么收集?

为什么代理公司每个月都问我要“单据”?单据是什么?要怎么收集?



不少中小企业请代理公司帮忙做账,而代理公司每个月都会打电话问你要“单据”,那么到底什么是单据?创业者应该收集哪些票据作为单据?


而代理公司每个月还回来的,都是一本叫做“记账凭证”的东东,那么凭证是什么?和单据有何不同?有什么用?

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从原始凭证到记账凭证


这么说吧,其实“凭证”准确意义上分为“原始凭证”和“记账凭证”两个阶段。


原始凭证,基本可理解为平时说的“单据”,就是发票、送货单、车票等,作为记账依据的最初的书面证明材料,也就是代理公司每个月问创业者要的一张一张的东西。


记账凭证,是代理人员根据你提供的那些原始凭证,按照会计准则经过记录、核算、汇总,做成的一本小册子。


有点难理解?上个图:


代理公司每个月给你一本记账凭证



翻开第一页是一张汇总表




接下来就是原始凭证

(如发票的记账联:供销售方记账)



原始凭证后面紧接着是对应的记账凭证

(是在将财务软件上填写内容后打印出来的)




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哪些原始凭证可以入账?


首先是与收入相关的,比如公司销售物品,给客户开的发票的记账联,以及对应的出库单、送货单。


再来就是与成本相关的,比如公司购买原材料、运输货物等,取得发票的发票联,以及对应的入库单、供应商的送货单。


还有就是银行出具的一些单据也可以作为原始凭证。包括:对公账户的银行对账单、利息单、汇款单、现金缴款单等。


此外,一些公司日常必要开支所取得的发票也可以入账:如租金、电话费、购进固定资产、办公用品、员工差旅费等。


最后,一些收据也可以入账,如各类押金收据、 现金收款收据。


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审核凭证的注意事项


最常见的凭证就是发票,在审核一张发票的时候,除了看真假,还需要注意这些问题:


  • 发票的名称、类型

  • 填制日期和编号

  • 经济业务内容、数量、计量单位、单价和金额

  • 单位名称(全称)

  • 盖章(只能盖发票专用章,而不是财务专用章、公章、合同专用章)

  • 经办人(填制人与复核人应是不同的经办人)



不过,再重述一下,并不是只有发票才能作为原始凭证,像是盖有财政票据监制章的行政事业单位统一收据,医院使用的专用收据等,都是可以入账的。


还有一点需要注意:那就是尽量减少“白条”的出现。

公司在对外经营中,确实无法取得发票,但从真实性的原则出发,其实是允许以相关自制凭证(也就是“白条”)来入账。

不过“白条”这么不清不楚的东西,能少用就少用,万一税局来查,还要大费周章的给人家证明你业务的真实性。


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填制凭证的注意事项


在确定这些原始凭证可以入账之后,要填入做账软件,称为“填制凭证”。

作为创业者虽然不需要自己填制,但也可以了解一下,以后就知道代理给你做的账专业不专业了!

举个栗子,是不是大家看见餐饮类发票都计入业务招待费?


其实做账时,应该按业务的性质来确定成本费用的归集科目,而不是根据单据的种类来确定。像是餐饮票可能是业务招待费,也可能是职工福利。


还有一点是众代理心照不宣的套路:凭证摘要写的“雾里看花”,既“清楚”又“模糊”,这可是有效规避税务风险的妙招!

因为摘要写的清不清楚,决定着之后查账好不好查,最高明的境界就是,自己查起来一清二楚,税局查起来像雾像云又像风,你们懂得~

关于“凭证”的问题说到这里,希望能帮创业者们了解记账依据,更重要的是,下次代理打电话给你,别问他为什么老问你要单据,都要什么单据这样的问题啦~

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